Você já deve ter ouvido falar muito em Mapeamento de Processos, não é mesmo? Que é importante para as empresas e tal. Mas você já pensou que para a sua Vida Pessoal você também teria muito a ganhar com isso? Como assim? Primeiro Você pode Mapear as rotinas escolhendo melhor forma de realizar os processos do seu dia a dia, muito bom já isso, mas conte mais? O melhor de tudo mesmo é que se você se dedicar um pouco mais na formação para mapear processos você pode ganhar inclusive bastante dinheiro com isso e se você é um empresário pode economizar muito, mais muito mesmo se souber mapear processos para que sua equipe possa seguir um modelo padronizado e garantir qualidade a seus produtos. Quando você não sabe para onde ir qualquer caminho serve, não é verdade? Já estava escrito no Livro Alice no País das Maravilhas. Mas e se este lugar não for o melhor? Se você está numa empresa que não tem processos mapeados, é aquela festa, cada um faz como quer. Fora que toda hora você tenta lembrar como é que se fazia mesmo? Sente que tem que inventar a roda toda hora. Você também já deve ter visto pessoas que ganham muito dinheiro fazendo mapeamento de Processos. Ganhos de R$ 1000 a R$ 5000 por processo Mapeado
E é verdade, em média mapear um processo custa entre R$ 1000,00 e R$ 5000,00, dependendo da complexidade.
Já se você é um empresário e cada um faz de um jeito, principalmente em serviços, que é difícil controlar a qualidade da entrega, você fica sempre nas mãos da pessoa que executa.
Gastando milhares e milhares de reais com sistemas que não são usados. Contrata um gerente caro que também não dá conta. E segue contratando e contratando mais pessoas, até que percebe que mesmo assim os problemas continuam, as pessoas parecem ainda sobrecarregadas e os trabalhos continuam atrasados.
Consequência:
Cliente reclamando ou indo embora de vez;
E você desesperado trabalhando muitas e muitas horas;
E quais são os Benefícios?
Por que Mapear Processos?
Padronização
Evita Retrabalho
Diminui dependência de pessoas
Agilidade
Exigência para certificação ISO
Sobra mais tempo para planejar e pensar em novos produtos
Gera mais Resultados para a Empresa e para Você
Mas fique tranquilo: Mapear Processos não é um bicho de sete cabeças vou te ensinar aqui em 3
Passos como iniciar neste mundo de Mapeamento de Processos.
Você pode seguir os mesmos passos que uso com meus clientes que irei te apresentar, continue lendo este artigo para saber :
Como Mapear os primeiros Processos?
Quais os Processos Obrigatórios a serem Mapeados?
Como fazer com que as pessoas sigam os Processos?
Vamos lá então:
Como Mapear os primeiros Processos?
Pergunte. Sim, pergunte a quem executa como acontece determinado processo.
Chamamos isso de As Is, traduzindo, como é.
Ao questionarmos para as pessoas como acontece determinado processo, além claro, que leva algum tempo, por que ela tenta se lembrar de como faz ou como acontece na empresa, o incrível é que se você perguntar para mais de uma pessoa ela vai falar de outra forma.
Neste caso sugiro falar com mais pessoas e se possível fazer com que definam qual realmente é o processo correto.
Sente ao lado da pessoa com papel e caneta e vá desenhando o que ela vai falando, como um fluxograma mesmo, o que vem primeiro depois o outro e assim por diante ou leve a equipe para uma sala de reunião para que vão falando e você vá escrevendo em um quadro.
Valide com todos ao final. Então ficamos assim com este processo? É assim que ele acontece?
Lembre sempre :
Só que não dá para sair mapeando processo se antes você não definir quais são os essenciais, aquele que a empresa não vive sem.
Caso contrário você nunca irá finalizar este projeto. Porque tudo na empresa são processos, porém uns tem mais impacto que outros.
É como o Gráfico de Pareto: 20% dos processos lhe dão 80% dos resultados.
Assim se você é alguém que está começando no ramo de mapeamento de processo, inicie por estes, assim o cliente sentirá os resultados mais rapidamente ou se você é um empresário comece por estes.
Quais os Processos Obrigatórios a serem Mapeados?
Não tem um número mínimo de processos a serem mapeados, no entanto tem os essenciais. Vai depender do ramo de negócio da empresa para você definir em mais detalhes quais são os processos a serem mapeados inicialmente. Mas de uma maneira geral, independente da empresa ela deve ter estes Processos Mapeados:
Processo de Vendas
Toda empresa nasce com o objetivo de vender algo, então este é um processo essencial. Já que se não houver venda não há empresa. Mesmo as ONGs, elas precisam ter recursos para conseguir funcionar, nem que seja por doações, então o processo delas seria como solicitar Doações.
Processo de Produção de determinado Produto ou Serviços
Processo de Contas a Pagar
Processo de Contas a Receber
Processo de Contratação
Processo de Demissão
Processo de Aquisições e/ou Compras
Visto Por que Mapear Processos, Como mapear e quais são os processos essenciais chegamos ao grande vilão:
Como fazer com que as pessoas sigam os Processos?
Realmente esta é uma pergunta de difícil resposta e que eu mesma levei uns 5 anos para conseguir respondê-la, mas o mais importante, consegui vencê-la. Só tem um jeito: Ser Chato.
Eu poderia dizer um monte de palavras bonitas aqui, mas a realidade é esta. Sim, as pessoas não gostam de seguir processos, por preguiça de ir lá e ver o processo que foi desenhado. Preferem perguntar para o colega do lado, seu chefe ou mesmo fazer conforme está na sua cabeça.
Na verdade começa pelo próprio dono ou supervisor, que também não gosta de seguir processo. Então ele pergunta para o funcionário como faz e o funcionário fala. Para que então todo aquele trabalho não é mesmo?
Então você fez tudo lindo, mapeou os processos, se é empresário, gastou um bom dinheiro com isso, para ninguém usar depois. Se é um aspirante a Consultor Mapeou tudo com o maior amor foi embora e depois descobre que ninguém está usando, isso é muito triste mesmo. Eu já passei por isso.
Primeiro eu comecei a mapear processos, levantava como eles eram, o AS IS, desenhava nos melhores sistemas de modelagem de processos, imprimia até colorido, depois otimizava.
Ou seja, conseguia reduzir o tempo do processo, economizar dinheiro para a empresa. No entanto nem o dono olhava depois. Uns e outros funcionários até usavam.
Então pensei, tenho que fazer alguma coisa, eu me dediquei tanto neste trabalho, às vezes meses no cliente mapeando os processos, depois mais horas no escritório modelando.
Não achava justo nem para mim pelo tempo, embora tivesse recebido, mas principalmente para o dono da empresa, ele tinha gasto um valor considerável.
Foi aí que fui estudar um pouco mais e vi que existiam wikis ? em que eu poderia colocar todos os processos ali, e saindo daquele encarte de processos em uma pasta para um ambiente online pensei: as pessoas tem mais acesso então será mais fácil. Até melhorou, mas não surtiu o efeito que esperava.
Lá fui eu tentar outra alternativa, por que ainda não estava satisfeita com o resultado, então vi que sendo chata era a melhor alternativa.
Mas vamos traduzir o que é ser chata:
1- Questione se estão usando os processos
2- Veja o acesso na wiki se condiz com a necessidade do uso dos processos
3- Audite o uso dos processos
4- Se te perguntarem como faz determinada atividade diga: veja lá no processo da wiki;
5- Peça a assinatura de comprometimento de todos que trabalham na empresa. Isso fiz um modelo de documento que eles assinam que se comprometerão no uso da wiki. Inclusive da diretoria.
Então você viu que não é assim um grande complicador?
Recapitulando:
1-Mapeie os primeiros Processos
2-Defina os Processos Obrigatórios a serem Mapeados
3-E faça com que as pessoas sigam os Processos
E como disse no início Mapear Processo Salva Muitas Empresas e Você pode ganhar muito se for um especialista em Mapeamento de Processo.
Não digo fazer um curso de especialização que você levará um ano, além do investimento elevado. Digo em saber em poucas horas o que realmente importa e sair executando, podendo ganhar já na primeira semana.
Você deve estar se perguntando como posso começar agora? Tenho um curso Express de Mapeamento e Modelagem de Processos se você quiser saber mais clique AQUI. Você já pensou em usar os conceitos de Mapeamento de Processos no Seu Dia a Dia? Escreva aqui para mim nos comentários: