Gestão Educacional: Como Sua Escola Poder ter um Ano com as Finanças no Azul?
A Gestão Educacional é a Chave do Sucesso de Uma Escola.
Passa Ano e Entra ano e Você Pensa Sempre em Melhorar as Finanças da Sua Escola. Seu sonho como Diretor de Escola é que o próximo ano se inicie com dinheiro sobrando. Acertei?
Acredito que sim.
Então acompanhe este Artigo que Vou explicar 7 Passos Simples, mas Obrigatórios para Você Fazer este Milagre ainda este ano, mesmo que você ache que o ano já se foi.
Quando falamos Gestão Educacional, pensamos principalmente nas Finanças da Escola, e da melhor maneira, ou seja, a Escola no Azul, dizemos que irá pagar 13. e férias, sem precisar pegar dinheiro no banco e pegar o cheque especial, por isso este plano deve iniciar agora, independente de qual mês você se encontra.
Em Finanças dizemos que o grande segredo é: Receber mais e Gastar Menos.
Por isso as áreas de toda a escola devem estar integradas para que isso realmente aconteça. Vamos em frente:
Passo 1: Inicie o Processo de Rematrícula Já
Muitas escolas esperam para iniciar o processo de rematrícula em novembro ou dezembro, só que é um erro.
Você sai perdendo, e perde também para a concorrência que lançou seu processo mais cedo e pode até ter ganho seus alunos.
Então você deve começar o processo de Rematrícula o quanto antes. Lembre-se que não existe um período de rematrícula específico com início e fim, sua escola deve estar sempre pronta.
Embora você tenha uma data de rematrícula a escola deve estar pronta para matricular alunos o ano inteiro.
Então estudos sobre:
Mas e o que colocar nestes meios de comunicação e como provar que Sua Escola é o Melhor lugar para uma criança ou adolescente estudar se você não tem ninguém dizendo que sua Escola é Boa?
Não adianta Você dizer que ela é Boa, os pais só irão acreditar se outros pais ou alunos disserem que a escola é Boa, então Você Precisa ir para o Próximo Passo: Colete Depoimento em Vídeo de Seus Alunos e Pais de Alunos.
Passo 2: Colete Depoimento em Vídeo de Seus Alunos e Pais de Alunos
Não adianta Você achar que é bom, outras pessoas só irão acreditar se terceiros disserem, como pais de alunos, alunos ou ex-alunos.
Como Você Sabe que Faz uma Boa Gestão Educacional e o que é ser uma boa escola? Você já perguntou aos seus alunos o que eles mais gostam na Sua Escola?
Muitas vezes Você será surpreendido.
Ele pode dizer porque ama a professora de língua portuguesa ou porque a sala é colorida, quem sabe. Então para não ficar em dúvidas o melhor é perguntar.
Então Pergunte, Grave e Divulgue.
Divulgue para todos os meios possíveis: facebook, site, instagram, youtube. O importante é sua escola estar na mente de alunos e pais para no momento da tomada de decisão lembrarem de Dela.
De nada adianta um querer vender sem saber o orçamento para o investimento em mídias não é mesmo? Por isso o Passo 3 é Muito Importante.
Passo 3: Liste Todas as Despesas da Escola
É algo básico, mas na correria do dia a dia, paga conta, encontra dinheiro para pagar, e o mês vai e vai e você não consegue parar um minuto para Avaliar.
Você Chama Isso de Gestão Educacional?
Então vamos fazer este exercício? Te garanto que não vai levar mais do que 30 minutos.
Então se você tiver um sistema e tudo estiver lá registrado, exporte a lista de contas pagas do mês passado para ter uma base. Avalie o Fluxo de Caixa o Orçamento. E se seu sistema de gestão não lhe dá estes dois dados, corra dele, é hora de trocar. Mas isso falaremos em outro post. Vamos em Frente.
Se não confia nos dados do seu sistema ou não tem uma, vamos ao método antigo: pegue todos os boletos que estão naquela pastinha e liste tudo numa planilha em excel. Numa coluna lateral veja o percentual que cada despesa corresponde ao total das despesas.
Passo 4: Onde Você pode Economizar?
Com esta planilha de despesas em mãos e os percentuais ao lado. Avalie:
O que está direto a qualidade de seus serviços. Não mexa aí por enquanto.
Do restante, que não interfere na qualidade diretamente dos seus serviços o que poderia ser reduzido, eliminado, alterado o vencimento para que o caixa fique positivo?
Às vezes só o fato de alterarmos os vencimentos de algumas contas já dá um fôlego novo para a escola.
O próprio dia de pagamento do pro-labore do sócio, o dia de pagamento dos fornecedores. Basta avaliar e negociar com cada um.
Se tiver que fazer cortes, não corte o marketing, mas avalie quanto está pagando para a equipe de marketing que não está gerando resultados. E busque outra alternativa, urgente.
Se sua equipe financeira também não está lhe agradando porque não lhe trouxe alternativas para esta situação de anos, também repense.
Veja quanto Você paga hoje para sua equipe financeira, mesmo que seja somente uma pessoa, quanto você paga e quanto ela lhe traz de retorno?
Ela somente agenda suas contas no banco, sem qualquer análise financeira para sua escola? Sem propor melhorias? Alternativas mais barata? Está na hora de trocá-la. Infelizmente.
Passo 5: Veja que outros serviços ou produtos podem ser vendidos para Aumentar as Receitas
Como em finanças Sua Escola deve Receber mais do que Gastar e Você já avaliou todas as despesas que poderia reduzir, chegou a hora de pensar também em aumentar as receitas. E como uma escola Faz isso?
Vendendo seus ótimos serviços.
Então inicie o processo de matrícula o quanto antes. Proponha diferenciais. Abra turmas específicas para novas dificuldades que os pais possam querer matricular também os filhos nestas turmas.
Uma turma avançada de Redação, Uma turma avançada de matemática. Pais ficam orgulhosos de dizerem que os filhos estão em turmas avançadas.
Cursos online, já pensou nisso? Estas são algumas alternativas de incremento da receita.
Passo 6: Avalie seus Sistemas de Gestão, Equipe e Serviços de Terceiros
Muitos gestores acreditam que o sistema de gestão vai salvar sua vida. Eu sempre discordei. Muito embora por um tempo tenha trabalhado com uma empresa que vendia sistema de gestão acadêmico online. Mas o problema não é o sistema. O real problema é o momento em que a escola se encontra para implantar um sistema.
Se antes de implantar os sistemas a escola não tiver seus processos mapeados, suas regras bem definidas, o sistema acadêmico mais poderoso, será só mais um problema. Além de gerar retrabalhos, estresse na equipe e despesas desnecessárias.
Sua Equipe, também faz a diferença na sua Escola. Se ela for boa, sua Escola será Boa, se ela for espetacular, sua Escola será Espetacular, mas se ela for ruim, que está ali só esperando o dia de receber, então a verdade é que sua escola está com os dias contados, ou ficará sempre neste sofrimento ano após ano, pagando contas e pegando empréstimos para sobreviver porque era seu sonho ter uma Escola.
Então você precisa rever sua equipe para o próximo ano. Dar uma remexida mesmo e deixar todos atentos para que, ou realmente façam parte da mudança e crescimento ou busquem outro local.
Os seus serviços terceirizados também podem melhorar, quem disse que o contador que você tem é o melhor? Será que não teria um outro melhor com um preço mais baixo? Afinal estamos em crise, não é mesmo? Sua empresa que cuida do marketing está fazendo a parte dela? Você está vendendo? Ou só ganhando curtidas?
Passo 7: Faça o Orçamento Mensal até dezembro
Repensado em tudo, remexa em tudo. Se estressando com alguns, claro é normal. Por que Você deve ter enxergado coisas que antes nunca tinha parado para pensar, é hora de fazer o orçamento mensal até Dezembro e ver o quanto deve sobrar todos os meses para que este ano sim, você não precise pegar empréstimos para pagar as férias e 13 dos professores.
Se Você tem Dificuldade em Estruturar seu Orçamento ou Qualquer destes passos que lhe falei me diga.
Terei maior prazer em ajudá-lo: a Aumentar suas Receitas e Diminuir suas Despesas com o Gerente Financeiro Online ou Em minha Mentoria para Empresários
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Dizendo como sua Escola está, financeiramente, e o que ainda é possível melhorar. Com total segurança, pois Só Você dá a última autorização no banco. Mais seguro do que hoje talvez que você nem deve saber que contas está pagando, ou sabe?
Somos Doutores em Educação e Mestres em Finanças: Tudo que sua Escola Precisa, Agora.
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