Para fazer a conciliação bancária, você compara, linha por linha, o extrato do banco com o que está lançado no sistema ou na planilha da empresa e corrige cada diferença até o saldo dos dois bater. Neste guia eu mostro como fazer conciliação bancária passo a passo, com um exemplo de números, os erros mais comuns e como transformar isso numa rotina que não toma o seu dia.
Eu trabalho com BPO Financeiro e reestruturação de empresas há mais de 15 anos, e a conciliação é a primeira coisa que eu olho quando entro numa empresa. Se ela não está em dia, nenhum relatório que vem depois merece confiança.
O que é conciliação bancária
Conciliar é conferir se duas fontes de informação contam a mesma história. De um lado está o extrato bancário, que mostra o que de fato entrou e saiu da conta. Do outro estão os lançamentos da empresa: contas a pagar, contas a receber, transferências e tarifas registradas no sistema financeiro ou na planilha.
Quando cada movimento do extrato tem um lançamento correspondente, com o mesmo valor e a mesma data (ou uma data que se explica), a conta está conciliada. Quando não tem, alguma coisa ficou para trás: um pagamento esquecido, uma tarifa que ninguém lançou, um cliente que pagou e não foi baixado.
Por que ela é tão importante
A conciliação parece uma tarefa burocrática, mas é ela que sustenta todo o resto do financeiro. Sem ela:
- o fluxo de caixa mostra um saldo que não existe;
- a empresa cobra cliente que já pagou, ou deixa de cobrar quem está atrasado;
- tarifas, juros e cobranças indevidas passam meses sem ninguém ver;
- a DRE e os relatórios de lucro saem com números errados;
- a contabilidade recebe informação incompleta e o retrabalho no fim do mês é enorme.
Na minha experiência, empresa que diz "o banco tem um saldo e a planilha tem outro" quase sempre está tomando decisão no escuro.
O que você precisa ter em mãos
Antes de começar, separe:
- O extrato bancário do período, de preferência no formato que o seu sistema importa (OFX é o mais comum; CSV ou Excel também servem).
- O relatório de lançamentos do mesmo período no sistema ou na planilha: tudo o que foi pago e recebido naquela conta.
- Os comprovantes: boletos, notas fiscais, recibos, comprovantes de Pix e de transferência.
- O saldo inicial conciliado, ou seja, o saldo do último dia em que a conta bateu. Se você nunca conciliou, comece pelo saldo do extrato num dia escolhido e siga dali para frente.
Uma regra simples que evita muita confusão: uma conciliação por conta bancária. Se a empresa tem três contas, são três conciliações separadas.
Como fazer conciliação bancária passo a passo
1. Defina o período
Escolha de quando a quando você vai conferir. Para empresa com pouco movimento, uma vez por semana resolve. Para quem tem muitas vendas no cartão ou no Pix, o ideal é todo dia, porque o volume acumula rápido.
2. Confira o saldo inicial
O saldo do primeiro dia do período precisa ser igual no extrato e no sistema. Se já começa diferente, a diferença vem de um período anterior e precisa ser resolvida primeiro.
3. Importe ou abra o extrato
Se o seu sistema aceita a importação do arquivo do banco, use. Isso evita digitar valor e reduz o erro humano. Muitos bancos e sistemas já trocam essas informações pelo Open Finance, o sistema regulado pelo Banco Central em que o cliente autoriza o compartilhamento dos próprios dados entre instituições.
4. Faça o "casamento" linha por linha
Para cada movimento do extrato, procure o lançamento correspondente no sistema e marque como conciliado. Comece pelos que batem exatamente (mesmo valor, mesma data) e depois vá para os que exigem investigação.
5. Separe o que sobrou em dois grupos
- Está no extrato e não está no sistema: tarifa bancária, juros, IOF, recebimento que ninguém baixou, débito automático esquecido.
- Está no sistema e não está no extrato: pagamento agendado que ainda não saiu, boleto lançado como pago mas que não foi pago, lançamento em duplicidade, lançamento na conta errada.
6. Investigue e corrija cada diferença
Aqui entram os comprovantes. Tarifa e juros você lança. Recebimento sem baixa você localiza o cliente e dá baixa. Lançamento duplicado você exclui. O que for diferença só de data (o pagamento foi feito no dia 30 e o banco compensou no dia 1º) você anota como pendência temporária, que se resolve sozinha no período seguinte.
7. Confira o saldo final
Depois das correções, o saldo final do sistema, somado e subtraído das pendências temporárias, tem que ser igual ao saldo final do extrato. Se bateu, a conta está conciliada.
8. Registre e arquive
Guarde o extrato, a lista de pendências e quem fez a conferência. No mês seguinte, o seu saldo inicial é exatamente esse saldo final conciliado.
Exemplo prático com números
Veja um exemplo simples, com números inventados só para ilustrar. Uma loja fecha a semana assim:
- Saldo final no extrato: R$ 12.480,00
- Saldo final no sistema: R$ 13.150,00
- Diferença: R$ 670,00 a mais no sistema
Fazendo o casamento linha por linha, aparecem quatro itens:
- Tarifa do pacote de serviços de R$ 45,00 no extrato, não lançada no sistema.
- Recebimento de cliente de R$ 380,00 no extrato, não baixado no sistema.
- Venda no cartão de R$ 1.200,00 lançada no sistema como recebida na sexta, mas que a operadora só vai depositar na segunda.
- Um boleto de R$ 195,00 lançado duas vezes no sistema.
Corrigindo: lança a tarifa (-45), dá baixa no recebimento (+380) e exclui o boleto duplicado (+195). O sistema vai para R$ 13.680,00. Tirando a venda de R$ 1.200,00 que ainda não caiu, que é pendência temporária, chegamos a R$ 12.480,00, exatamente o saldo do extrato. Conta conciliada, e com uma lista clara do que ainda vai acontecer.
Cartão, maquininha e Pix: os pontos de atenção
É aqui que a maioria das conciliações trava, porque o valor da venda quase nunca é o valor que cai na conta.
- Maquininha de cartão: a venda de R$ 100,00 entra na conta descontada da taxa da operadora e, no crédito, pode entrar dias depois ou em parcelas. Concilie usando o relatório de recebíveis da adquirente, e não o valor da venda.
- Antecipação de recebíveis: quando a empresa antecipa, entra um valor menor e de uma vez só. O desconto da antecipação é despesa financeira e precisa ser lançado.
- Pix: o Pix, criado pelo Banco Central, funciona todos os dias, inclusive fim de semana e feriado. Vendas de sábado e domingo caem na conta nesses dias, e o lançamento precisa ter a data certa para o caixa bater.
- Cartão de crédito da empresa: a fatura sai da conta numa linha só, mas cada compra dentro dela é uma despesa diferente. Concilie a fatura em separado e lance cada despesa na categoria certa.
Erros mais comuns
- Fazer só no fim do mês. Com 30 dias acumulados, encontrar uma diferença de R$ 37,00 vira uma tarde inteira.
- Forçar o saldo com um "ajuste". Lançar a diferença como "acerto" esconde o problema e ele volta maior.
- Misturar conta pessoal com conta da empresa. Gasto pessoal na conta PJ torna a conciliação um quebra-cabeça. Esse é um dos passos básicos para gerenciar o financeiro com segurança.
- Não guardar comprovante. Sem comprovante, você não sabe a que se refere aquele Pix de R$ 250,00.
- Não ter um dono da tarefa. Se "todo mundo" concilia, ninguém concilia.
Excel ou sistema?
Dá para fazer conciliação bancária no Excel, e para quem está começando é um ótimo jeito de entender a lógica: uma coluna com o extrato, outra com os lançamentos, e fórmulas como PROCV ou SOMASES para encontrar o que não bate. Se você quer dominar essas fórmulas, o Excel for BPO ensina exatamente o Excel que o profissional de finanças usa, incluindo conciliação.
Quando o volume cresce, ou quando você cuida do financeiro de várias empresas, o sistema com importação de extrato e conciliação automática faz muita diferença no tempo gasto. Foi por isso que eu criei o iuli, o sistema que usamos com os nossos clientes.
E aqui vai uma observação importante: a conciliação é uma das rotinas que as empresas mais terceirizam. Quem sabe fazer bem tem um serviço que o mercado procura. É uma das tarefas centrais do BPO Financeiro.
Vídeo: o erro na implantação de cliente que faz você perder tempo (inclusive na hora de organizar os acessos ao banco).
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo devo fazer a conciliação bancária?
Quanto mais movimento, menor o intervalo. Para a maioria das pequenas empresas, semanal funciona bem. Com muitas vendas em cartão e Pix, o ideal é diário. Mensal é o mínimo, e costuma dar muito mais trabalho.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
O fluxo de caixa mostra o que entrou, o que saiu e o que vai entrar e sair. A conciliação confere se o que foi registrado como realizado bate com o banco. Uma alimenta a outra: sem conciliação, o fluxo de caixa não é confiável.
Conciliação bancária é trabalho do contador?
A contabilidade também concilia as contas para fechar o balanço, mas a conciliação do dia a dia, que serve para gestão, normalmente fica com o financeiro da empresa ou com o BPO Financeiro contratado.
O que é arquivo OFX?
É um formato de arquivo de extrato que a maioria dos bancos permite baixar pelo internet banking e que os sistemas financeiros conseguem ler. Com ele, você importa o extrato em vez de digitar.
Dá para trabalhar só com conciliação bancária?
A conciliação costuma fazer parte de um pacote de BPO Financeiro, junto com contas a pagar, contas a receber e relatórios. É uma porta de entrada excelente para quem quer trabalhar com finanças de casa.
Quer fazer conciliação e todo o financeiro de empresas como serviço?
Na Formação Analista BPO Financeiro eu mostro, num plano prático de 4 semanas, a rotina, os processos e a segurança para atender os seus primeiros clientes 100% online.
Dra. Kélen Abreu
Doutora em Educação, há mais de 15 anos em BPO Financeiro e reestruturação de empresas. Fundadora do iuli, sócia da Lucros Reais e autora do best-seller Engenharia do Lucro.
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